Акты КС-2 и справки КС-3 — из одной таблицы работ
Акт КС-2 по разделам и позициям работ — справка КС-3 и НДС по ставке компании считаются сами. Печатные унифицированные формы, подпись и проводка.
Акт КС-2 и справку КС-3 почти везде до сих пор составляют в Excel. Шаблон кочует из проекта в проект, формулы ломаются при вставке строк, а справка КС-3 заполняется отдельно — и в конце месяца суммы в двух документах расходятся на несколько тысяч, которые потом ищут всем отделом.
В Sokhtmon оба документа строятся из одной таблицы работ.
Как составляется акт
- Выбираете объект и период. Номер акта подставляется автоматически — следующий по объекту.
- Указываете стороны. Подрядчик, заказчик и то, на какой стороне стоит ваша компания.
- Заполняете работы. Разделы, наименования работ, единицы измерения, объёмы и цены. Суммы по строкам, разделам и акту считаются сами.
- Печатаете. КС-2 и КС-3 открываются в печатной унифицированной форме. НДС в справке считается по ставке, указанной в настройках компании.
- Подписываете. Подписанный акт больше не редактируется и проводится в учёт.
Почему КС-3 не расходится с КС-2
Справка КС-3 — это сумма актов КС-2 за период. Когда она заполняется вручную, любая правка в КС-2 требует такой же правки в КС-3, и рано или поздно одну из них забывают. В Sokhtmon справка не хранит собственных цифр: она печатается из тех же строк работ, что и акт, поэтому расхождению просто неоткуда взяться.
Налог в справке начисляется так, как это устроено в самой форме: итог без НДС, затем налог, затем всего с НДС. Ставка берётся из настроек компании, а не зашита в шаблон.
Остальная документация в той же системе
- АОСР — акты освидетельствования скрытых работ по объекту.
- Отчёт о движении материалов для М-29 — остаток, приход, расход и остаток на конец периода, посчитанные из складского учёта, а не собранные вручную.
- Документы объекта — договоры, проекты, разрешения в одном месте.
- Экспорт в Excel и PDF — когда документ нужно передать туда, где Sokhtmon нет.
Кому это нужно
- ПТО и сметчикам — перестать сводить КС-2 и КС-3 вручную.
- Бухгалтерии — получать подписанные акты уже проведёнными.
- Директору — видеть выполнение по каждому объекту в деньгах, без запроса в ПТО.
Частые вопросы
Нужно ли заполнять КС-3 отдельно от КС-2?
Нет. Вы заполняете работы акта КС-2 — разделы, наименования, единицы, объёмы и цены. Справка КС-3 печатается из тех же данных, поэтому суммы в двух документах не могут разойтись.
Как считается НДС?
По ставке, которую компания указала в настройках. Налог начисляется сверх стоимости работ, как в самой форме КС-3: итог без НДС, налог, всего с НДС. Если ставка не указана, строк налога в справке нет — документ не утверждает, что налога нет.
Можно ли распечатать акт по унифицированной форме?
Да. КС-2 и КС-3 открываются в печатной форме, готовой к подписи, с реквизитами объекта, подрядчика, заказчика и отчётного периода.
Что происходит после подписания акта?
Подписанный акт закрывается от изменений и проводится в учёт компании. Черновик можно удалить и составить заново, подписанный — нет.
Мы генподрядчик и одновременно заказчик у субподрядчиков. Это поддерживается?
Да. У каждого акта указывается, на какой стороне стоит ваша компания — подрядчика или заказчика. От этого зависит, как акт проводится в учёте.
Есть ли акты освидетельствования скрытых работ?
Да. Для скрытых работ в Sokhtmon есть отдельный раздел АОСР, а отчёт о движении материалов для М-29 формируется из складского учёта объекта.